با وجودی که همکاری و تیم سازی باعث سرعت بخشیدن به انجام کارها می‌شود، اما صرف تشکیل یک گروه، موفقیت را تضمین نمی‌کند؛ بلکه این ارتباط موثر و مشارکت فعال است که حاصل کار گروهی را بسيار قويی خواهد کرد. در این مقاله به نحوهٔ ایجاد ارتباط موثر در گروه می‌پردازیم و خواهیم دید که مشارکت فعال برای همهٔ اعضا با استفاده از ارتباط موثر امکان پذير خواهد شد. بنابراين اگر به ارتباط موثر در کار تیمی علاقه‌مند هستید با ما همراه شويد.
ارتباط مؤثر در کارتیمی چیست؟
به طور کلی ارتباط موثر، رابطه‌ای است که افراد دیدگاه‌های مختلف خود را با هم درمیان می گذارند و علاوه بر رعایت ادب و احترام در حين انتقال پيام، گیرنده پیام مورد نظر فرستنده را به وضوح دریافت می کند. بنابراین ارتباط موثر زمانی اتفاق می‌افتد که اطلاعات و احساسات به درستی بین افراد منتقل شوند. ارتباط موثر در کار تیمی باعث افزايش هماهنگی تيم و همکاری بهتر بين اعضای تیم می‌شود. برای برقراری ارتباط موثر، لازم است اصولی را به خوبی بشناسيم. رعایت اين نکات باعث می‌شود فرآیند انتقال پیام به بهترین شکل صورت بگیرد.
۱- وضوح پيام: در یک ارتباط موفق باید پیام را با حفظ اصل موضوع، شفاف و تا حد ممکن کوتاه برای اعضای تیم اطلاع رسانی کنیم؛ البته این کوتاهی پیام هم نباید از ارزش آن کم کند.
۲- شنوندهٔ خوبي باشيم: باید بتوانیم برای نظرات و دیدگاه‌های دیگران شنونده‌های صبور و هوشیاری باشیم تا پیام را به خوبی درک کنیم.
۳- احترام دو طرفه: برای داشتن یک ارتباط موثر باید به عقاید، نظرات و مهارت‌های طرف مقابل احترام بگذاریم.
۴- حمایت و همکاری: افراد تیم باید در هماهنگی با هم بتوانند همکاری کنند و یکدیگر را برای رسیدن به اهداف اصلی حمایت نمایند.
۵- راه ارتباطی مناسب: برای ارتباط موثر و انتقال بهتر پیام باید با توجه به شرايط از امکانات ارتباطی مختلفی مانند: چت، جلسات آنلاین یا حضوری استفاده کرد.
۶- بررسي بازخوردها: تبادل بازخوردها به صورت سازنده و مفید باعث بهبود عملکرد اعضای تیم می‌شود. علاوه بر این وقتی صحبت از ارتباط موثر می‌شود، باید در نظر داشت که در برابر بازخوردها پذیرا باشیم حتی اگر مخالف با نظرات ما باشند. بازخوردهایی که بین افراد تیم صورت می‌گیرند باعث مشارکت بیشتر اعضا خواهند شد و همان طور که گفته شد باید بازخوردها را با حفظ احترام به دیدگاه طرف مقابل ارائه دهیم.
۷- ارتباط غیر کلامی: برای برقراری ارتباط بهتر است از ارتباط غير كلامی غافل نشویم. در بخش بعدی مقاله به توضیح اين نوع ارتباط می‌پردازیم.
انواع ارتباط در کار تیمی
درک انواع ارتباط در کار تیمی به بهبود روابط تيم کمک خواهد کرد؛ بنابراين از اهمیت بالایی برخوردار است. از طرفی دانستن نکات برقراری ارتباط موثر ابهامات را کاهش می دهد و اين مسئله هماهنگی بیشتری بین اعضای تیم ایجاد خواهد کرد. در ادامه به بررسی نمونه‌هایی از انواع ارتباط در کار گروهی می‌پردازیم:
۱- ارتباط کلامی: ارتباط از طریق صحبت و گفتگو با اعضای تیم، که می‌تواند در قالب تماس‌های صوتی و تصویری هم باشد ارتباط كلامی نامیده می شود.
۲- ارتباط غیرکلامی: استفاده از زبان بدن، ژست‌ها، اشارات، نگاه‌ها و سایر عوامل غیرکلامی برای انتقال پیام‌ها نمونه هايی از ارتباط غير کلامی هستند.
۳- ارتباط کتبی و نوشتاری: معمولا ابزارهای چت مانند ایمیل، پیام‌رسان‌ها و سیستم‌های مدیریت پروژه برای برقراری ارتباط کتبی استفاده می‌شوند.
ارتباط غیر کلامی و انواع آن
در ارتباط غیرکلامی تلاش می‌شود دیدگاه‌ها و احساسات از طریق روش‌هایی بدون گفتن حتی یک کلمه انتقال پيدا کنند. همان طور که گفته شد این نوع ارتباط بدون استفاده از کلمات صورت می‌گیرد و می‌تواند اطلاعات زيادی را به دیگران منتقل کند. ارتباط غیرکلامی می‌تواند نقش بسزایی در فهم درست موضوعات و برقراری ارتباط موثر با دیگران ایفا کند. ارتباط غیر کلامی انواع گوناگونی دارد، چون با توجه به سلیقه و خلاقیت شخص ایجاد می‌شوند. در زیر به برخی از موارد آن اشاره میکنیم:
۱- حرکات دست و پا
۲- استفاده از اشاره‌های دستی یا چشمی برای انتقال پیام
۳- ژست‌های بدن
۴- نحوه نگاه و زاویه چشم
۵- نحوه خندیدن
۶- تغییرات صدا
۷- حالات صورت
۸- نحوه چیدمان محیط
۹- مدل مو یا حتی مدل لباس
۱۰- میزان فاصله که می‌تواند نشان‌دهندهٔ ارتباط نزدیک دو نفر یا دو چیز باهم باشد
برای جلب توجه و ایجاد حس رضایت در مخاطب بهتر است در بکارگیری زبان بدن دقت کنید. ارتباط غیر کلامی در برقراری ارتباط نقش مهمی دارد و می تواند باعث کوتاه تر شدن پیام ها و کمک به انتقال پيام شود. همچنين ارتباط غير کلامی گاهی می‌تواند به عنوان تکمیل کنندهٔ صحبت‌های ما باشد.
اهمیت ارتباط موثر در کار تیمی
شاید بپرسید تلاش برای برقراری ارتباط موثر در کار تیمی چه مزیت یا چه منفعتی برای کسب و کار ما دارد؟ برای یافتن پاسخ این سوال لازم است به نكات زير توجه کنيم:
۱- افزایش هماهنگی و ه
مکاری: تشویق برای برقراری ارتباط موثر باعث شفافیت مسئله‌ها و سادگی کارها می‌شود و همچنین باعث هماهنگی افراد تيم در کارها با هم خواهد شد.
۲- اعتماد و تعهد کاری کارکنان: ارتباط موثر باعث شنیده شدن افراد می شود که می تواند در آن ها حس اعتماد ایجاد کند که مشارکت و تعهد آن‌ها نسبت به انجام وظایف را بالا خواهد برد.
۳- حل تعارضات: ارتباط موثر باعث می‌شود اختلافاتی که در تیم به وجود می‌آید به درستی حل شود. از آن جا که در يک ارتباط موفق و موثر تلاش می‌شود انتقال پیام به درستی صورت بگیرد، سردرگمی در افراد به حداقل می رسد.
۴- تسهیل دستیابی به اهداف سازمانی: ارتباط موثر باعث شفافیت، هماهنگی و مشارکت بهتر اعضا می‌شود که همهٔ این‌ها روند دستیابی به اهداف سازمان، که برای همهٔ اعضای تيم يكسان هستند را آسان‌تر و سریع‌تر می‌کند.
موانع برقراری ارتباط موثر
ارتباط موثر در کار گروهی کلید موفقیت تیم و سازمان است. بنابراین در این قسمت تلاش کرده‌ایم که موانع برقراری ارتباط موثر را بشناسیم تا بتوانیم ارتباطات خود را بهبود ببخشیم و به رشد و توسعهٔ خود و ایجاد ارتباط درست با دیگران برسیم:
۱- موانع فیزیکی: آن دسته از موانع محسوس هستند که مانع ارتباط موثر در بین افراد می شوند. برخی از موانع فیزیکی ارتباط موثر در کار تیمی به شرح زیر است:
- صداهای بلند ناشی از ساخت و ساز، ترافیک یا حتی همکاران پرحرف می تواند شنیدن یا تمرکز روی آنچه گفته می شود را دشوار کند.
- مسافت از جمله فاصلهٔ جغرافیایی، یا وقتی اتاق جلسات بزرگ می‌شود می‌تواند مانع ارتباط موثر شود.
- نور ناکافی می تواند مانع دیدن ارتباط غیرکلامی یا حتی موارد دیگر شود.
- دمای نامناسب محیط يا عدم وجود فضای کافی و راحت می تواند باعث ناراحتی و مانع تمرکز در حین ارتباط شود.
۲- فناوری نامناسب: امکانات نامناسب، اینترنت ضعیف یا کیفیت نامشخص صدا و تصویر در جلسات مجازی می‌تواند مانع ارتباط موثر شود.
۳- تفاوت‌های فرهنگی: تفاوت‌های فرهنگی از جهت تفاوت‌های زبانی و همچنین تفاوت ارزش‌ها و باورها می‌تواند مانع تفسیر درست پیام شود.
۴- عدم تمرکز و گوش ندادن: عدم تمرکز و گوش ندادن می‌تواند مانع دریافت درست پیام یا حتی تفسیر نادرست آن شود و در برقراری ارتباط خلل ایجاد کند.
۵- عدم کنترل احساسات: طبیعی است که وقتی فردی نمی‌تواند احساسات خود را کنترل کند ممکن است رفتار اشتباهی از او سر بزند و باعث اختلافات و سوءتفاهم و ناراحتی افراد از هم شود. بهتر است افراد با احترام با هم رفتار کنند تا ارتباط به درستی برقرار شود.
۶- عدم شفافیت: وقتی پیام به اندازهٔ کافی واضح و شفاف نباشد یا گیرنده را در معرض انبوهی از اطلاعات قرار دهیم باعث می‌شویم که درک درستی از پیام برای مخاطب ايجاد نشود.
کلام آخر
ارتباط موثر پایه و اساس کار تیمی است. با توجه به موارد ذکر شده از جمله:وضوح پیام و حفظ احترام و خوب گوش دادن می‌توان زمینه را برای مشارکت بیشتر افراد تیم فراهم کرد و هماهنگی بیشتری در فعالیت آن‌ها ایجاد کرد. بنابراین با سرمایه گذاری در ارتباطات درست افراد، می‌توان تیم را برای دستیابی به اهداف خود مدیریت کرد. برای کسب اطلاعات بيشتر در زمينه ساخت ارتباطات موثر در کار تیمی با همکاران ما در سايت مديا آموز تماس بگيريد تا شما را برای بهبود عملکرد تيم تان راهنمايی کنند.