حتما براي شما هم پيش آمده است که احساس کنيد کارهاي زيادي براي انجام دادن باقي مانده ولي زمان کمي داريد. اين مسئله باعث ايجاد استرس مي شود چون همه ما مي خواهيم که کارهايمان سر وقت انجام شوند. تکنيک هايي وجود دارد که به ما براي مديريت زمان کمک مي کنند. نکاتي که تکنيک هاي مديريت زمان ناميده شده اند موضوع کمبود زمان را براي هميشه براي ما حل خواهند کرد. در ادامه به مهم ترين تکنيک هايي که به مديريت زمان کمک خواهند مي پردازيم. اگر شما هم از مشکل کمبود وقت براي کارهايتان ناراضي هستيد، در اين مقاله با ما همراه باشيد.
برنامه ريزي و فهرست نويسي
با نوشتن يک برنامه ريزي مناسب براي کارهايمان و فهرست نويسي تا حد زیادی می توانیم زمان را مدیریت کنید. براي اين کار مي توانيد هر شب لیست کارهای روز بعد را آماده کنید و طبق برنامه ریزی از صبح شروع به انجام دادن موارد نوشته شده در ليست کنید. در طول شبانه روز دقت کنید که چقدر از برنامه ریزی های شما محقق شده است. با تکرار برنامه ريزي و فهرست نويسي شما متوجه مي شويد که چه حجمي از کارهايي که برنامه ريزي کرده بوديد انجام شده و برنامه ريزي هاي بعدي خود را دقيق تر مي کنيد.
تعيين بازه هاي استراحت
حتما در بين ساعت هاي کاري و فعاليت، بازه های استراحت داشته باشید. چون استراحت کردن در بین کار باعث می شود که بازدهی شما افزایش پیدا کند. علاوه بر این با تعيين زمان هاي استراحت تمرکز شما و انرژی شما برای انجام فعالیت های برنامه ریزی شده بیشتر خواهد شد. اگر انرژي بالاتري داشته باشيد بهتر مي توانيد به انجام کارها بپردازيد و در اين صورت مديريت زمان هم براي شما محقق مي شود.
اولویت بندی و درجه اهميت کارها
اولویت بندی کارها یعنی اینکه شما مشخص می کنید که مهم ترین کارهایی که باید انجام شوند کدام کارها هستند. بعد از آن بر اساس اولویتی که انتخاب کرده اید شروع به انجام کارها می کنید. کارهای غیرضروری و آن که اهمیت کمتری دارند را به بعد موکول کنید. برای اولویت بندی اهمیت و سرعت انجام شدن کار را در نظر بگیرید. قطعا کاری که فوریت بالاتر و اهمیت بالاتری داشته باشد در اولویت قرار خواهد گرفت. بعد از آن کارهایی که مهم هستند و فوریت ندارند را انجام دهید و بعد از همه آن ها کارهایی که اهمیت کم تری دارند انجام دهند. وظايف غير ضروري را حذف کنيد. تا زماني که يک کار را به پايان نرسانده ايد کار جديدي قبول نکنيد. در صورتي که خودتان کارهاي ضروري داريد و ديگران هم مي خواهند کاري را به شما محول کنند «نه» بگوييد.
اهداف قابل دستيابي
اگر اهداف خود را به گونه اي انتخاب کنيد که دست يافتني نباشند، يعني واقع گرايانه نباشند به آن ها نخواهيد رسيد. هدف بايد دست يافتني باشد يعني با وضعيت فعلي امکان دستيابي به آن کاملا وجود داشته باشد.
براي اين که بتوانيد يک هدف قابل دستيابي تعيين کنيد لازم است همه منابعي که در اختيار داريد در برنامه ريزي خود در نظر بگيريد. مثلا اگر منابع مالي شما محدود هستند يا تعداد نيروي کار شما در تيم کم است نمي توانيد هدف را پروژه بزرگ که نياز به منابع انساني زياد نياز دارد، قرار دارد.
محدودیت زمانی براي اتمام کار
يک روش بسيار موثر براي مديريت زمان قرار دادن تايم مشخص و محدود براي انجام کار است. خود را موظف و متعهد کنيد که کار را در بازه زماني تعيين شده انجام دهيد. انجام دادن کار در زمان محدود باعث افزايش تمرکز و کارايي شما خواهد شد. در شرايطي که براي انجام کارها و پروژه خودتان محدوديت زماني قرار داده ايد به هيچ وجه کارها را به تعويق نيندازيد و فکر نکنيد که در زمان ديگر هم مي توانيد آن ها را انجام دهيد، بلکه براي خود در صورت به موقع تمام کردن کار يک پاداش در نظر بگيريد.
تفويض بخشي از کار
شما به تنهايي نمي توانيد کارهايي را که نياز به انرژي و زمان زياد دارند انجام دهيد. براي اينکه در چنين شرايطي بتوانيد به همه کارها برسيد از همکاران و نيروهاي خود کمک بگيريد و قسمتي از کارها را به آن ها محول کنيد تا فرصت بيشتري داشته باشيد که به کارهاي اساسي و ضروري خود بپردازيد.
علاوه بر اين همواره بايد سعي کنيد که نيروهاي حرفه اي تربيت کنيد تا بتوانيد در شرايطي که حجم کار سنگين است از تقسيم کارها و واگذاري کار استفاده کنيد.
نتيجه گيري
هنگامي که حجم کارهاي روزمره و يا وظايف کاري و پروژه ها زياد مي شود و با کمبود وقت مواجه مي شويم مي توانيم از تکنيک هاي مديريت زمان استفاده کنيم. برخي از اين تکنيک ها عبارتند از برنامه ريزي قبلي و فهرست نويسي از کارها، اهميت دادن به زمان هاي استراحت براي افزايش انرژي و تمرکز و تنظيم ترتيب انجام دادن کارها بر اساس درجه ي اهميت آن ها. علاوه بر اين بايد دقت کرد که اهداف قابل دست يافتن و با منابع انساني و مالي ما همخواني داشته باشند. قرار دادن محدوديت زماني براي کارها باعث مي شود خود را متعهد و موظف بدانيم که آن ها را در زمان معين به پايان برسانيم. در شرايطي که فشارها خيلي زياد است و ما مطمئن هستيم براي انجام کارها زمان کم خواهيم آورد، بهتر است وظايف را تقسيم کنيم و اجراي بعضي از آن ها را به افراد ديگر بسپاريم تا زمان بيشتري براي انجام کارهاي ضروري تر داشته باشيم.